Inkspire
Eine Druckerei lief auf Papier-Auftragstaschen — Auftragsdaten ausgedruckt und von Hand von Station zu Station getragen, ohne Live-Übersicht und ohne Fehlerspur.
// DAS PROBLEM
Die Druckerei Eberwein gibt es seit 1933, und jeder Auftrag lief dort über eine gedruckte „Auftragstasche“ aus Papier, die von Hand durch Vertrieb, Grafik, Druck, Weiterverarbeitung und Versand wanderte. Der Status steckte in den Köpfen der Leute, und Fehler fielen erst spät auf. Mit Inkspire habe ich die Papiertasche durch eine digitale ersetzt — ein Kanban-Board über alle Produktionsstationen, auf dem jeder Auftrag eine lebendige, zuweisbare Karte ist statt eines Blatts am Klemmbrett.
// WAS ICH GEBAUT HABE
Ein Kanban-Produktionsboard über die sechs Stationen des Betriebs (Vertrieb, After Sales, Grafik, Druck, Weiterverarbeitung, Verpackung/Versand) — jeder Auftrag eine lebendige Karte, die man anklickt, um die digitale Auftragstasche zu öffnen.
Digitale Auftragstaschen mit allen Auftragsdaten, Materialien, Live-Status, zuständigem Mitarbeiter, Notizen und Anhängen — von Station zu Station weitergereicht, mit automatischer Benachrichtigung bei jeder Übergabe.
Ein Python-Parser (pdfplumber), der die gedruckten Auftrags-PDFs einliest und in strukturierte digitale Aufträge verwandelt — kein erneutes Abtippen.
GPT-gestützte Qualifizierung eingehender Anfrage-Mails: Der Nachrichtentext wird in ein festes Auftragsformat geparst, fehlende Angaben lösen automatisch eine Rückfrage beim Kunden aus — und ein Mitarbeiter wird informiert, falls keine Antwort rechtzeitig kommt.
Rollenbasierter Zugriff (Produktion / Sachbearbeitung / Vertrieb / Admin) und UPS-Versandetiketten direkt an der Packstation — Gewicht vor Ort eingegeben, Adresse aus der Auftragstasche gezogen.
// DER SPANNENDE TEIL
Das Schwierige war, den Betrieb dort abzuholen, wo er schon stand. Aufträge entstehen als gedruckte PDFs aus der vorhandenen Lector-Software — also habe ich keinen neuen Erfassungsschritt erzwungen, sondern einen Python-Parser (pdfplumber + Regex) geschrieben, der genau diese PDFs direkt liest: Auftragsnummer, Kunde, Termine, Lieferadresse und jede Position (vorkalkulierte von manuellen getrennt) landen als strukturiertes JSON in der digitalen Auftragstasche. Eine zweite Pipeline lässt GPT über eingehende Anfrage-Mails laufen und bringt sie ins selbe Format. Zwei chaotische Eingaben aus der Praxis, ein sauberes Auftragsmodell.
// ERGEBNIS
Täglich im Einsatz in der Druckerei — rund 10 Mitarbeiter arbeiten jeden Tag damit und wickeln etwa 900–1.200 Aufträge im Jahr ab. Der erste konkrete Schritt, einen Betrieb zu digitalisieren, der seit 1933 auf Papier lief.